Первичная документация в строительстве — это основа бухгалтерского и налогового учёта. Правильное оформление документов подтверждает выполнение работ, списание материалов и обоснованность затрат. Неправильно составленная первичка может привести к доначислению налогов и штрафам при проверке.

Что такое первичные документы

Первичный документ — это документ, который оформляется в момент совершения хозяйственной операции и служит основанием для отражения её в учёте (ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ "О бухгалтерском учёте").

Обязательные реквизиты первичного документа:

  • Наименование документа
  • Дата составления
  • Наименование организации
  • Содержание хозяйственной операции
  • Величина натурального и (или) денежного измерения
  • Должности и подписи ответственных лиц

Унифицированные формы КС

Формы КС (утверждены Постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 № 100) — это основные документы для оформления строительно-монтажных работ.

КС-2: Акт о приёмке выполненных работ

Назначение: Подтверждение факта выполнения работ и их приёмки заказчиком.

Кто составляет: Подрядчик (генподрядчик или субподрядчик).

Кто подписывает:

  • Подрядчик (руководитель или уполномоченное лицо)
  • Заказчик (представитель заказчика)
  • Представитель технического надзора

Содержание КС-2:

Раздел Что указывается
Шапка Наименование заказчика и подрядчика, объект, номер документа, дата
Таблица работ № п/п, наименование работ, ед. изм., количество, цена, стоимость
Итого Общая стоимость выполненных работ
Подписи Подписи всех сторон с расшифровками и печатями

Когда составляется: После выполнения работ, перед их оплатой. Может составляться как на весь объект, так и на отдельные этапы.

📄 Скачать образец

Готовый шаблон формы КС-2 доступен в разделе Документы → КС-2. Откройте файл в Microsoft Word и заполните своими данными.

КС-3: Справка о стоимости выполненных работ и затрат

Назначение: Основание для оплаты выполненных работ и отражения выручки в бухучёте.

Связь с КС-2: КС-3 составляется на основании КС-2. В справке указываются данные о стоимости работ с начала строительства и за отчётный период.

Особенности:

  • Может составляться ежемесячно для промежуточных расчётов
  • Включает данные нарастающим итогом
  • Служит основанием для выставления счёта или счёта-фактуры

КС-6: Журнал учёта выполненных работ

Назначение: Регистр для систематизации данных о выполненных работах по объекту.

Содержание: Таблица, в которой ежемесячно фиксируются данные из КС-2 и КС-3 нарастающим итогом.

Кто ведёт: Подрядчик на каждом объекте строительства.

КС-11: Акт приёмки законченного строительством объекта

Назначение: Документ для окончательной приёмки всего объекта после завершения строительства.

Когда применяется: При сдаче объекта "под ключ", когда все работы выполнены и объект готов к эксплуатации.

Кто подписывает:

  • Представитель подрядчика
  • Представитель заказчика
  • Представитель государственного строительного надзора (для объектов, требующих госнадзора)

КС-14: Акт приёмки законченного строительством объекта приёмочной комиссией

Назначение: Приёмка объектов, требующих государственной приёмки (школы, больницы, объекты культуры).

Материальные документы

М-29: Отчёт о расходе основных материалов в строительстве

Назначение: Контроль расхода материалов на строительной площадке, сверка фактического расхода с нормативным.

Кто составляет: Прораб или мастер объекта.

Периодичность: Ежемесячно.

Содержание:

  • Наименование материалов
  • Расход по норме (согласно смете)
  • Фактический расход
  • Отклонение (экономия или перерасход)

⚠️ Важно

Форма М-29 обязательна для строительных организаций. Её отсутствие может быть расценено налоговой как необоснованное списание материалов и привести к доначислению налогов.

М-11: Требование-накладная

Назначение: Оформление отпуска материалов со склада на объект строительства.

Реквизиты:

  • Кому отпущено (ФИО получателя, объект)
  • Наименование материала
  • Единица измерения, количество
  • Цена и сумма
  • Подписи кладовщика и получателя

М-15: Накладная на отпуск материалов на сторону

Назначение: Передача материалов субподрядчику или продажа материалов сторонним организациям.

Товарная накладная ТОРГ-12

Назначение: Приёмка материалов от поставщиков.

Важно: Обязательно проверяйте соответствие фактически поступившего товара данным накладной. Расхождения оформляйте актом.

Акты скрытых работ

Скрытые работы — это работы, результаты которых невозможно проверить после выполнения последующих работ (например, армирование фундамента, прокладка коммуникаций в стенах).

Зачем нужен акт:

  • Подтверждение качества выполнения работ
  • Защита подрядчика от претензий заказчика
  • Требование СНиП и технических регламентов

Когда составляется: До начала работ, которые скроют результаты предыдущих (например, перед заливкой бетона на армированный каркас).

Кто подписывает:

  • Представитель подрядчика
  • Представитель технического надзора заказчика
  • Представитель проектной организации (при необходимости)

Путевые листы и табели

Путевой лист

Назначение: Учёт работы транспорта и спецтехники.

Для чего нужен:

  • Обоснование расходов на ГСМ
  • Контроль работы водителей
  • Подтверждение использования техники на объекте

Табель учёта рабочего времени (Т-12, Т-13)

Назначение: Учёт отработанного времени для начисления зарплаты.

Важно: Обязательный документ для всех организаций. Хранится 5 лет (75 лет для вредных условий труда).

Сроки хранения первичных документов

Тип документа Срок хранения
Формы КС-2, КС-3, КС-6, КС-11, КС-14 5 лет (минимум)
Договоры подряда 5 лет после истечения срока действия
Материальные документы (М-11, М-29, ТОРГ-12) 5 лет
Акты скрытых работ 5 лет (рекомендуется до окончания гарантийного срока)
Табели учёта рабочего времени (обычные условия) 5 лет
Табели (вредные/опасные условия) 75 лет
Путевые листы 5 лет
Счета-фактуры 4 года

Типичные ошибки при оформлении

1. Отсутствие подписей и печатей

КС-2 и КС-3 должны быть подписаны обеими сторонами. Отсутствие подписи заказчика = работа не принята.

2. Нет расшифровок подписей

Обязательно указывайте должность и ФИО подписанта. "Неразборчиво" не принимается.

3. Несоответствие КС-2 и КС-3

Суммы в КС-2 и КС-3 должны совпадать. Расхождения вызовут вопросы при проверке.

4. Задним числом

Оформление документов "задним числом" — грубое нарушение. Дата в документе должна соответствовать дате операции.

5. Отсутствие М-29

Списание материалов без формы М-29 может быть признано необоснованным расходом.

Практические рекомендации

1. Внедрите электронный документооборот (ЭДО)

Подписание КС-2, КС-3 и других документов через ЭДО (с электронной подписью) ускоряет процесс и снижает риск потери документов.

2. Ведите журнал входящих и исходящих КС

Регистрируйте все КС-2 и КС-3 в специальном журнале. Это упростит поиск документов и контроль за оплатой.

3. Храните копии всех документов

Заказчики иногда теряют оригиналы. Всегда делайте копии подписанных КС для своего архива.

4. Проверяйте комплектность перед отправкой

Перед передачей документов заказчику проверьте наличие всех подписей, печатей и приложений.

5. Автоматизируйте формирование КС

Используйте 1С или другие программы для автоматического формирования КС-2 и КС-3 из данных учёта.

Заключение

Правильное оформление первичных документов — это основа законного списания расходов и подтверждения выручки. Небрежность в первичке приводит к доначислениям налогов, штрафам и судебным спорам.

Изучите требования к каждому документу, внедрите систему контроля за документооборотом и регулярно проверяйте комплектность документов на объектах. Это защитит вас от проблем с налоговой и заказчиками.